Ahora que se acerca la denominada “Nueva Normalidad (2N)”, superados los peores momentos de las últimas semanas, es momento ya de empezar a plantear qué actuaciones son esenciales para ajustarnos a esta nueva realidad.
Las epidemias y pandemias tienen el poder de detener los mercados y la sociedad, como nos ha demostrado la Covid19. Desgraciadamente no va a ser la última vez que suceda así que, si deseamos asegurar la continuidad de los negocios, el “no prepararse” supone un riesgo que es mejor no correr.
En este escenario, las compañías certificadoras han lanzado una serie de productos enfocados a “certificar” las buenas prácticas para el cumplimiento de requisitos legales y de seguridad, como las condiciones de seguridad y salud de espacios y trabajadores, el marco legal referente a las medidas de desconfinamiento, o la gestión de riesgos, que nos ayudarán a llegar más preparados en la próxima crisis.
Estas iniciativas suponen herramientas de mejora en reputación, así el valor añadido que se obtiene por el reconocimiento de una entidad de certificación, incrementa la notoriedad y la percepción de nuestra marca en el mercado.
Ejemplos diversos los encontramos en certificadoras como Aenor (certificación en buenas prácticas Covid19), Bureau Veritas (certificación Clean Site orientada a hostelería, restauración y comercio), CERNE (Certificación Covid Free), DQS (certificación Covid19 Free orientada al ámbito sanitario) o TUV Austria (certificación V-Safe para oficinas e industrias).
Hay que tener muy claro que todas estas certificaciones son de ámbito privado/local, sin reconocimiento superior de las entidades de control nacionales (UNE) o internacionales (ISO).
Pero, al igual que sucede con la marca Q de calidad turística o la certificación GMP (Good Manufacturing Practices) para los fabricantes de medicamentos, mejoran la reputación e incrementan la notoriedad de nuestras empresas.
¿Que supone su aplicación?
La mayoría de los ejemplos citados se centran en una verificación de los controles y las buenas prácticas que deben implantar las organizaciones para garantizar la seguridad y asegurar el cumplimiento de lo establecido en el marco legal.
Todas las propuestas se basan en estándares reconocidos internacionalmente como son:
- ISO45001 de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo
- ISO22301 de Continuidad de Negocio
- ISO22320 de Gestión de emergencias
- ISO31000 de Gestión de riesgos
La creación de buenas prácticas por parte de la organización supone desarrollar controles y disponer de registros objetivos en diversas áreas. A continuación, exponemos los principales ámbitos que refieren estas certificaciones:
- Información a clientes y proveedores
- Protocolos higiénicos
- Cumplimiento de requisitos legales
- Plan de comunicación interno y externo
- Plan de formación al personal
- Gestión de riesgos
- Planes de emergencia, contingencia y continuidad
- Protocolo en desplazamientos
- Controles de acceso a instalaciones y vehículos
- Uso adecuado de EPIs
- Limpieza y mantenimiento
- Selección y provisión de material de limpieza y EPIs
- Proceso de almacén y manipulación
- Señalización
Estos ámbitos permiten abarcar en su totalidad los requisitos y necesidades que tienen las organizaciones para recuperar su nivel de actividad acorde a la Nueva Normalidad.
Proceso de implantación y certificación
El proceso de implantación y certificación vinculado a la Covid-19 es similar a cualquier otro proceso de certificación clásico.
En primer lugar, la organización deberá decidir la entidad de certificación con la que desea trabajar, que será la que defina los requisitos a cumplir. Como se ha indicado anteriormente, no se va a auditar contra un estándar internacional, sino contra unas normas locales desarrolladas por la entidad escogida.
Escogida la entidad, como conocerán todas aquellas organizaciones que ya dispongan de alguna certificación previa, se siguen dos fases: (1) implantación y (2) certificación
Proceso de implantación: las organizaciones deberán hacer un análisis inicial de recursos, para definir el equipo de implantación, con soporte externo si lo consideran y proceder a las siguientes fases.
- Gap análisis
- Plan de implantación
- Desarrollo de documentación y controles
- Implantación de controles
- Formación al personal
- Seguimiento y registro de todo los descrito en la documentación de referencia
Proceso de certificación: teniendo presente las peculiaridades de la entidad certificadora elegida, consistirá en:
- Programación y planificación de auditoría
- Realización de auditoría documental y trabajo de campo
- Emisión de informe
- Cierre de no conformidades
- Emisión de certificado
Valor añadido de la certificación
Si bien el valor añadido de cada una de las herramientas expuestas anteriormente es inherente en la mejora de la seguridad y procesos de cada organización, las ventajas de la certificación residen en aspectos más relacionados con el mercado y la imagen de la compañía.
El hecho de apostar por normas “no obligatorias” mejorará la notoriedad y la reputación de la compañía, un factor diferenciador que puede generar una ventaja competitiva, y la haga más atractiva que sus competidores.
Este reconocimiento, en sectores como el pequeño comercio, la restauración o la hostelería, puede ser clave a la hora de recuperar o captar nueva clientela.
Se presupone que, llegados a la Nueva Normalidad, los consumidores modificarán sus hábitos de consumo y percibirán la seguridad como un factor determinante en los procesos de compra.
Además, disponer de alguna de estas certificaciones, permite a la empresa realizar actuaciones de difusión en las redes sociales y/o en medios de comunicación especializado o locales, muchas veces más efectivas que las tradicionales campañas de publicidad o marketing.
Finalmente, en una economía globalizada, estar certificado puede ser determinante para acceder a determinados sectores / mercados, añadiendo valor en los ratios de puntuación que las grandes empresas utilizan en sus procesos de evaluación de proveedores.
Juanjo Alemany
Consultor, formador y auditor de seguridad y gestión
Socio fundador de TotalRisk